Влизат сами. Проверени.
Автоматизация на фактури, поръчки и разписки за български фирми.
Документите пристигат по различни пътища и на различен език. Системата ги чете, сверява ги с вашите справочници и ги записва там, където им е мястото.
Всеки ден, по различни пътища.
Автоматизацията на фактури и поръчки започва с това да разпознаете какво влиза във фирмата ви всеки ден — и откъде. Обичайно е разнородно: имейл с прикачена фактура, PDF поръчка от търговска верига, снимка на разписка от телефон, Excel от доставчик.
- Имейл с фактура — от доставчик, счетоводна кутия или лично.
- Поръчка от търговска верига — през портал или изпратена като файл (EDI формат или обикновен PDF).
- Разписка, снимана на телефон от шофьор или складов работник.
- Excel таблица от доставчик с цени или количества.
Форматът рядко е еднакъв два пъти. Затова автоматизацията на фактури и поръчки не може да разчита на един строг шаблон — тя трябва да разпознава документа, а не само да го чете буквално.
Четири стъпки, една схема.
Всеки документ минава през едни и същи четири стъпки, независимо откъде идва.
По-малко преписване, по-малко въпроси.
- Преписването на ръка от хартия или снимка в таблица или програма.
- Двойната проверка „дали го е въвела/въвел правилно".
- Дългото търсене на „кой е сгрешил", когато салдо или наличност не излизат.
- Изчакването документът да мине през няколко човека, преди да стигне до мястото си.
Проверката не изчезва — тя се случва на всеки документ, вместо изборно и под напрежение в края на месеца. Разликата е, че вече не зависи от това дали точно днес някой е имал време да провери всичко на ръка.
Свързва това, което вече ползвате.
Не сменяме нито една от програмите ви. Системата се включва между входа на документа и мястото, където той трябва да свърши: имейла ви, Excel и SharePoint/OneDrive, счетоводния и складовия ви софтуер, порталите и EDI файловете на търговските вериги.
За търговски вериги това означава конкретно: поръчката идва през нейния портал или като файл в неин формат, системата я разчита по нейните правила и я превръща в нещо, което счетоводната или складовата ви програма разбира. Не се налага човек да е наясно с формàта на всяка отделна верига.
Ако документите ви опират до склад — проверка на наличности, срокове, доставки — вижте Складът. Ако търсите резултата вечер под формата на готова справка, вижте Отчетите.
Как изглежда това при вас.
Едни и същи документи се наричат различно според бранша. Ако сте счетоводна къща, входящият поток е от много клиенти наведнъж. При дистрибуция той идва предимно от доставчици и вериги. При логистика това са товарителници и протоколи. Пълният списък: Отрасли.
Това, което обикновено питат.
Работи ли със сканирани или снимани документи?
Да. Разпознаването на текст (AI OCR) работи с телефонна снимка на фактура или разписка, не само с чисти PDF файлове. Качеството на снимката влияе на скоростта, не на това дали документът се приема.
А с ръкописно попълнени бланки?
В повечето случаи да, стига почеркът да е разбираем. При съмнение системата спира документа за човек вместо да гадае, а не го отхвърля автоматично.
Какво става, ако доставчикът е сгрешил нещо в поръчката?
Разминаване в количество, цена или артикул спира документа за преглед от човек. Системата не решава вместо вас кой е прав — само показва къде не съвпада.
Кой проверява съмнителните случаи?
Човек от вашия екип, на когото системата подава ясно маркиран списък — какво не съвпада и защо. Одобрението остава ваше.
Работи ли с моя счетоводен и складов софтуер?
Ако вече ползвате счетоводна или складова програма, Excel или SharePoint, системата се свързва с тях. Одитът показва конкретно как за вашия случай.
Колко струва?
Внедряването започва от AI одит за 190 € — половин час разговор и писмена карта до седмица кои документи да тръгнат първи и какво би струвало. Самото внедряване е 5 000–15 000 € според обхвата.
Какво става с оригиналите — хартия, имейл, снимка?
Оригиналът остава там, откъдето е дошъл. Системата чете и записва резултата — не подменя архива ви и не изисква да пазите нещо по нов начин.