Документите се подреждат сами.
Входящи фактури, банкови извлечения и разнасяне по клиенти — без ръчно въвеждане.
Счетоводната къща не се дави в трудни казуси. Дави се в еднообразие: едни и същи документи, от едни и същи клиенти, всеки месец, по различен начин озаглавени.
Не казусите ви ядат времето.
Всеки клиент праща документите си както му е удобно. Един ги снима с телефон. Друг препраща имейла от доставчика. Трети носи плик в последния ден. Файловете се казват IMG_4821.jpg, скан0003.pdf и Фактура (2).pdf.
Преди да започне същинската счетоводна работа, някой във фирмата отваря всеки файл, прочита кой е доставчикът, каква е сумата и от кой месец е, преименува го, слага го в правилната папка и го въвежда. При 40 клиента това е седмица на месец — работа, за която не ви трябва счетоводител, а която върши точно счетоводител.
Пет неща от рутината.
- Приемане. Документите идват по имейл, от папка или снимани — системата ги събира на едно място.
- Разчитане. Доставчик, номер, дата, основа, ДДС и обща сума се извличат от документа, независимо от бланката.
- Преименуване и подреждане. Файлът получава име по вашето правило и отива в папката на клиента, за периода, към който се отнася.
- Банкови извлечения. Движенията се разчитат от извлечението и се предлагат за съответствие с фактури — включително разбити преводи, при които едно плащане покрива няколко документа.
- Месечна сверка. Какво е получено, какво липсва, кой клиент не е изпратил нищо от 14 дни.
Всичко това се случва преди човек да е отворил каквото и да било. Човекът решава, системата подготвя.
Едно писмо сутрин.
Прагът, часът и правилото за именуване се задават по вашата къща.
Не сменяме счетоводния софтуер.
Не мигрираме към нова програма и не искаме екипът да учи нов екран. Системата стои преди счетоводния софтуер и му подава подготвени данни — работите там, където работите днес.
Не поемаме и професионалната преценка. Класификацията на спорен разход, данъчното третиране и отговорността пред НАП остават при вас. Автоматизираме подготовката, не заключението.
Кога си струва.
| Ръчно днес | С auwo | |
|---|---|---|
| Приемане и подреждане | ~2 мин на документ | секунди, без човек |
| Кой го върши | счетоводител | системата; човек само при изключение |
| Цена | заплата | одит 190 €, внедряване 5 000–15 000 € |
| Срок | — | 4–8 седмици |
Ако въпросът ви е по-скоро за самите документи, вижте Документите. Ако искате месечните справки към клиентите да се сглобяват сами — Отчетите. Ако не сте сигурни откъде да започнете — AI одитът дава писмена карта с трите процеса с най-висока възвръщаемост.
Това, което обикновено питат.
Работи ли с нашата счетоводна програма?
Обичайно да. Системата подготвя данните и ги подава във формата, който програмата ви приема — не я подменя. На одита проверяваме конкретно вашата, преди да обещаем каквото и да е.
Ами ако документът е сниман накриво с телефон?
Разчита се в повечето случаи. Когато качеството е под праг, документът не се налучква — маркира се за човешко око и влиза в сутрешното писмо. По-добре два маркирани документа, отколкото един тихо сгрешен.
Кой носи отговорност, ако системата сгреши сума?
Вие, както и днес — затова системата не приключва нищо сама. Разчетеното се предлага, а не се записва окончателно, и всяко несигурно разчитане се маркира вместо да се приеме.
Имаме 40 клиента с различни правила. Това не е ли твърде различно?
Различието е в правилата за именуване и папки, а те се описват веднъж. Самото разчитане на фактура е едно и също. Точно затова счетоводните къщи излизат по-добре от една фирма — разходът за внедряване се разпределя върху много клиенти.