Шест формата, една пътека до фактурата.

Всяка верига — свой формат, свое ръчно преписване.

Фирмата доставя на шест големи търговски вериги. Всяка изпраща поръчките си по своя начин — една през електронен обмен на документи, друга като PDF, трета като таблица, четвърта като обикновен текстов файл със специфично кодиране. Различни формати, различни графици на доставка, различни изисквания към фактурата.

До скоро всяка поръчка стигаше до фактура през ръчно преписване в шаблон — бавно и с естествен риск от грешка при количество, цена или артикул, особено при по-натоварени седмици с поръчки от няколко вериги едновременно.

Разпознаване по верига, чернова на фактурата автоматично.

За всяка от 6-те вериги изградихме отделен разпознавач на нейния специфичен формат на поръчка, който плъзга данните в общ вътрешен вид. Оттам системата попълва фактурния шаблон на съответната верига — количества, цени, артикулни номера, дата — и оставя чернова, готова за преглед и издаване, вместо да преписва всичко на ръка.

Шаблоните остават същите работни файлове, които счетоводството познава — системата само ги попълва по-бързо и по-точно, не ги заменя с нещо ново за учене.

Числата от живата проверка.

Обобщителен документ за партида фактури, генериран автоматично, беше сравнен клетка по клетка срещу същия документ, направен ръчно от счетоводството: 0 разлики. Изчисленото салдо на партидата балансираше точно между дължим данък, стойност без данък и общата сума.

Всичките 6 вериги работят в постоянен режим — всеки формат стигна дотук след отделна проверка на реални поръчки от съответната верига, не само на примерни данни.

Форматът рядко е проблемът — изключенията са.

Разпознаването на всеки формат се оказа по-лесната част. По-трудното бяха изключенията: нов артикул, който още няма код в справочника; колона, която трябва да се провери и попълни ръчно, защото няма сигурен източник за нея; ред, за който системата не е сигурна и затова е по-добре да спре, отколкото да гадае.

Честен предел, признат открито пред клиента: за един от форматите определено поле в самата верижна бланка все още не се попълва автоматично, защото зависи от промяна в самия шаблон на фактурата, направена от човек — не от кода. Докато не се направи, полето остава ръчно, а не грешно замаскирано като готово.

Разпознайте признаците.

• Доставяте на няколко търговски вериги, всяка със свой формат на поръчка.
• Фактурата се попълва ръчно от поръчката всеки път, при натоварване — под напрежение.
• Проверката „дали числата съвпадат" се прави визуално, не автоматично.

Вижте Документите и Офертите, или заявете AI одит — 190 €.