Документът се сглобява сам.
Оферти, договори и месечни отчети към клиенти — от данните, които вече имате.
В услугите продуктът е човешко време, а голяма част от него отива в документи, които са на 90% еднакви и на 10% различни.
Деветдесет процента от документа е бил писан преди.
Офертата се прави, като се отвори миналата оферта и се сменят имената и числата. Договорът — същото. Месечният отчет към клиента се сглобява на ръка от три места, обикновено в последния възможен ден, обикновено от най-скъпия човек във фирмата.
Рискът не е само времето. Копираният документ носи и грешките на предишния: стара цена, стар срок, име на клиент, който няма нищо общо с този.
Три документа.
- Оферти. Съставени от вашия ценоразпис и обхвата на разговора, в бланката, която ползвате.
- Договори. Сглобени от одобрени клаузи, с маркиране на всяко отклонение от стандартния текст.
- Месечни отчети към клиенти. Числата се събират от източниците и се подреждат в познатия вид, готови за преглед.
Във всичките три случая изходът е чернова за подпис, не изпратен документ.
Черновата, с маркирани разлики.
Не съчиняваме условия.
Системата сглобява от текстове и числа, които вие сте одобрили. Не измисля клаузи, не договаря отстъпки и не изпраща нищо навън сама. Всяко отклонение от стандартния текст се показва изрично, за да се види, а не да се пропусне.
Юридическата отговорност за документа остава при вас — автоматизира се съставянето, не преценката.
Обичайно вървят заедно.
За офертите има отделна страница: Офертите. За клиентските справки — Отчетите. Ако входящите документи също се обработват ръчно — Документите. Пълният списък: Отрасли.
Това, което обикновено питат.
Може ли да пише текста на офертата вместо нас?
Може да предложи, но по подразбиране сглобява от ваши одобрени блокове. Свободно съчинен търговски текст звучи различно всеки път и точно в услугите това се забелязва.
Ами ако всеки наш клиент има различен договор?
Тогава общото са клаузите, не документът. Веднъж описани като одобрени варианти, комбинирането им е механична работа — а отклоненията се маркират, вместо да минават незабелязано.
Отчетите ни се сглобяват от няколко системи.
Това е обичайно и е основната част от работата — събирането. Кои са системите и дали дават достъп се проверява на одита, преди да се обещае срок.
Документите съдържат лични данни на клиенти. Къде отиват?
Обхватът и мястото на обработка се уговарят на внедряване. Лични данни не влизат в услуги, за които не сме се разбрали изрично — това е част от предложението, не добавка.