# Стъпка по стъпка. > Как работи автоматизацията на фактури от имейл, PDF или снимка до записа в счетоводната програма — шест стъпки, проверки и типични капани. _Автоматизация на фактури — от имейл, PDF или снимка до записа в счетоводната програма._ Автоматизацията на фактури е системата, която разчита документа, сверява го със справочниците ви и го записва в счетоводната програма, а съмнителните случаи спира за човек. Определение ## Не подмяна на счетоводителя. Подмяна на преписването. Автоматизацията на фактури е система, която приема фактура — по имейл, като PDF или като снимка — разчита данните от нея, сверява ги със справочниците ви за доставчици и артикули и записва резултата в счетоводната ви програма. Тя не заменя преценката на счетоводителя; заменя преписването на ръка и първоначалната проверка за очевидни грешки. За малка фирма процесът обичайно изглежда така: фактурите се събират по имейл или на хартия, някой сяда и ги въвежда в програмата на ръка, а разминаванията се откриват късно — при равнение на края на месеца или при спор с доставчик. Автоматизацията премества проверката най-отпред, вместо да я оставя за накрая. Процесът ## Шест стъпки, една схема. - 01 ### Пристига Фактурата идва по имейл, като прикачен PDF, като снимка от телефон или през портал на доставчик. - 02 ### Разчита се Системата взима доставчик, номер, дата, артикули, количества и суми от файла — включително от сканирани документи и снимки. - 03 ### Сверява се Проверява доставчика и артикулите срещу справочниците ви и сравнява сумите с очакваното — по договорена цена или предходна фактура. - 04 ### Маркира съмнителното Ако нещо не съвпада — непозната цена, липсваща позиция, дублирана фактура — документът се маркира, вместо да мине тихо напред. - 05 ### Чака одобрение Маркираните случаи отиват при човек от вашия екип с ясно показано какво не съвпада и защо. - 06 ### Записва се Одобрената фактура се записва в счетоводната ви програма, готова за следващата стъпка от процеса — плащане или отчитане. Проверено ## Какво означава „проверено". „Проверено" не означава, че системата решава вместо счетоводителя. Означава, че всяка фактура минава през едни и същи сверки — доставчик, артикул, количество, цена — преди да стигне до записа. Съмнителното спира за човек; несъмнителното минава без чакане. Проверката не изчезва — тя просто се случва на всеки документ, а не изборно, под напрежение, в края на месеца. Разликата спрямо ръчния процес не е в строгостта на проверката, а в постоянството ѝ. Човек, натоварен с 50 фактури в петък следобед, обичайно проверява по-набързо последните от тях. Системата прилага едни и същи правила към първата и към последната. Капани ## Къде обичайно се чупи автоматизация на фактури. - Непълни справочници — ако част от доставчиците или артикулите липсват от базата, системата ги маркира като непознати вместо да греши тихо. - Снимки с лошо качество — размазана или тъмна снимка забавя разчитането, макар обичайно да не го прави невъзможно. - Смяна на формàта от доставчика — нов шаблон на фактура или нова структура на файла изисква кратко обновяване на настройката. - Ръчни изключения „само този път" — ако изключенията стават правило, по-добре да се вградят като нова проверка, отколкото да се заобикалят всеки месец. Повечето от тези капани се хващат в самия AI одит, преди внедряването — например колко от доставчиците ви вече имат пълен запис в справочника и колко ще трябва да се добавят предварително. Пример ## Как изглежда преди и след. Илюстративен пример14 → 2 Фирма получава фактури по имейл от над 20 доставчика всеки месец. Преди автоматизация счетоводителят преписва данните на ръка в счетоводната програма — например около 14 часа месечно. След внедряване същият човек преглежда само маркираните случаи — например около 2 часа месечно, а останалите фактури минават без ръчна намеса. Числата по-горе са илюстративни, не резултат от конкретен клиент — реалният ефект за вашата фирма зависи от броя доставчици, състоянието на справочниците и колко от фактурите обичайно изискват преглед. Цена ## Колко струва ориентировъчно. Внедряването започва с AI одит за 190 € — писмена карта до 7 дни какво точно би трябвало да се автоматизира при вас. Самото внедряване е обичайно 5 000–15 000 € според броя доставчици, справочници и системи за свързване. Подробен разбор на диапазоните вижте в колко струва AI автоматизация и в Цените. Автоматизацията на фактури обичайно е част от по-широка система за документи — вижте Документите. Ако не сте сигурни дали процесът ви вече е достатъчно стабилен за автоматизация, вижте и кога да не автоматизирате. ## Чести въпроси **В: Работи ли със снимани на телефон фактури?** О: Да. Разпознаването работи с телефонна снимка, не само с чист PDF. Качеството на снимката влияе на скоростта на разчитане, не на това дали фактурата се приема. **В: Какво става при разминаване в цена или количество?** О: Фактурата се маркира и чака преглед от човек, с ясно показано какво точно не съвпада. Системата не решава вместо вас кой е прав. **В: Заменя ли системата счетоводителя?** О: Не. Заменя преписването на ръка и първоначалната проверка. Осчетоводяването и преценката остават у счетоводителя. **В: Работи ли с моята счетоводна програма?** О: Ако вече ползвате счетоводна програма, системата се свързва с нея. AI одитът показва конкретно как за вашия случай. **В: Колко бързо се вижда резултат?** О: След внедряване фактурите, които не са маркирани като съмнителни, се записват без чакане — обичайно още в деня на получаването им. **В: Колко струва внедряването?** О: Ориентировъчно 5 000–15 000 €, според броя доставчици и системи. Точната цена идва от писмената карта след AI одита за 190 €. Източник: https://auwo.ai/avtomatizacia-na-fakturi · auwo, Бургас · Заявете AI одит — 190 €: https://auwo.ai/odit